Erste Worte
»Der erste Satz ist Versprechen, Duftmarke, Rätsel, Schlaglicht – kurz: der Brühwürfel, mit dem die ganze folgende Suppe gekocht wird«, so der Autor Thomas Brussig

»Guten Tag, meine Damen und Herren, ich begrüße Sie herzlich zu der heutigen Präsentation zum Thema Zielgruppendefinition für Prepaid-Karten. Lassen Sie mich zunächst kurz den Ablauf skizzieren. Bevor ich die einzelnen Zielgruppen vorstelle, werde ich auf die Gesetzeslage eingehen. Anschließend komme ich zu den Erwartungen und Bedürfnissen der Zielgruppen. Abschließend stelle ich Ihnen vor, welche Prepaid-Karte zu welcher Kundengruppe passt.«
Eine solche Einleitung hat den gleichen Aufmerksamkeitsfaktor wie die Sicherheitsvorkehrungen, über die das Flugpersonal Sie kurz vor dem Abflug informiert. Oder hören Sie dem Personal begeistert zu? Die meisten Fluggäste lesen entweder Zeitung, schauen aus dem Fenster oder dösen.

Good evening. _
This is your Captain.
We are about to attempt a crash landing.
Laurie Anderson, From the Air

Mit einer solchen Begrüßung sind alle, die eben noch gedöst haben, hellwach. Sie brauchen keinen Absturz anzukündigen, um die Ohren Ihrer Zuhörer zu spitzen. Sie können aber getrost alles aus dem ersten Beispiel weglassen. Die gesamte Begrüßung und Einführung ins Thema ist angestaubte Rhetorik. Auch ein Film beginnt nicht mit dem Abspann, sondern zieht den Zuschauer sofort in die Handlung. Beginnen Sie mit einem verbalen Startschuss und kommen Sie schnell raus aus den Startlöchern. Es gilt, die Antennen Ihrer Zuhörer auf Empfang zu stellen.

Wenn Sie Begrüßung, Thema und Ihren Namen unbedingt erwähnen wollen, vertauschen Sie zumindest die Reihenfolge:
»Ideen jagen -Lösungen finden. Welche Kreativitätstechniken dafür geeignet sind, zeige ich Ihnen in den nächsten 20 Minuten. Guten Tag, meine Damen und Herren. Mein Name ist Gabi Brede.«
»Die Sammlung ist das Herz unseres Museums. Durch sie haben wir internationales Renommee erlangt. Und das steht gefährlich auf der Kippe. Guten Tag meine Damen und Herren.«

Dickköpfigkeit verhindert Wirkung
Wer beim Präsentieren auf eine sachliche und unpersönliche Sprache schwört, rechtfertigt diesen Stil gern mit »Ja, aber … «. Die Fortsetzungen lauten zum Beispiel: »… die Zuhörer wollen keine Weichspülerei«, »… die Zuhörer brauchen Fakten. Wie sollen sie sich sonst entscheiden?« »… wir sind doch hier nicht in einer Werbeveranstaltung!«

In den »Ja, aber“ -Sätzen wissen die Redner ziemlich genau, was die Zuhörer angeblich wollen und erwarten. Dieses Wissen bedeutet jedoch nichts anderes als »Ich weiß, was ihr zu wollen habt.« Und das wiederum bedeutet, sich auf nichts anderes einlassen zu wollen als auf das, was man als Redner schon im Kopf hat. Das reicht freilich nicht, um in den Zuhörern etwas zu bewegen, um sie zu überzeugen oder zum Handeln aufzufordern.
Es ist nicht genug, sich ein Ziel zu setzen. Man muss auch wissen, wie dieses Ziel zu erreichen ist. Der Satz »Ich will meine Zuhörer überzeugen« ist klasse. Doch wie wollen Sie das schaffen? Mit welchen Mitteln? Eine wichtige Sprosse auf der Leiter zur Zielerreichung ist die Sprache. Eine andere, ebenso wichtige Sprosse ist Ihr Wissen über Ihr Publikum. Je mehr Sie in Erfahrung bringen, was Ihre Zuhörer beschäftigt und interessiert, desto sicherer bewegen Sie sich auf der Zielgeraden.

Konkret werden
»Auch die mittelständische Firma Renkolab hat vor einiger Zeit unser Kundenbindungssystem eingeführt. Der Umsatz ist seither beträchtlich gestiegen.«

Diese Sätze versteht zwar jeder. Doch wird sich wahrscheinlich jeder Zuhörer etwas anderes unter den Informationen vorstellen. Für die einen hat ein mittelständisches Unternehmen die Größe von 200 Mitarbeitern. Andere bezeichnen Unternehmen mit 600 Mitarbeitern als Mittelständler. Der Zeitpunkt »vor einiger Zeit« kann vor einem halben Jahr oder vor 18 Monaten gewesen sein. Und um wie viel der Umsatz gestiegen ist, bleibt auch in der Schwebe.

Füttern Sie Ihre Zuhörer mit Zahlen, unter denen man sich etwas vorstellen kann. »Der Preis für eine Kinokarte ist im letzten Jahr um 10 Prozent gestiegen.« 10 Prozent ist zwar eine konkrete Zahl. Die Zahl ist aber zu abstrakt, als dass die Zuhörer das Schrumpfen ihres Geldbeutels vor Augen haben. »Kinokarten kosten mittlerweile im Durchschnitt 8,50 Euro. Im Vergleich zum letzten Jahr bedeutet das eine Verteuerung um knapp 80 Cent.«

Flächen von 500 und mehr Quadratmetern übersteigen die Vorstellungskraft eines jeden. Bieten Sie einen Vergleich an: »Unsere neue Produktionshalle wird 150 Meter lang sein. Das sind drei 50-Meter-Schwimmbecken.«
Kürzere Zeitintervalle sind plastischer als lange Zeiträume: »Wir produzieren gut 4300 Autos am Tag.« Die Angabe im Sekundentakt ist noch eindrucksvoller: »Alle 20 Sekunden läuft in unserem Werk ein Auto vom Band.«

Mitstreiter gewinnen
Sie ahnen, dass einige Ihrer Zuhörer Ihre Argumentation zerpfücken werden? Dann gilt es, mit einem strategischen Masterplan in die Präsentation zu gehen: Gewinnen Sie zwei bis drei Mitstreiter, die bereit sind, sich für Ihre Ideen unmittelbar nach der Präsentation zu begeistern. Für Ihre Kritiker wird es nun ungemütlich. Sie wissen nun, dass sie mit ihren Einwänden auf eine Front von Befürwortern stoßen. Diese Erkenntnis hat schon so manchen Nörgler dazu bewogen, sich zurückzuhalten.
Sehr wirkungsvoll ist diese Strategie auch, wenn Sie einen Widersacher befürchten, der Sie durch boshaftes Nachfragen bloßzustellen versucht. Überlegen Sie, welche Zuhörer in einem solchen Fall in die Bresche springen können. Vertrauen Sie sich diesen Zuhörern bereits vor der Präsentation an. Deuten Sie an, dass Sie mit Gegenwind von Teilnehmer X rechnen. Sobald der Teilnehmer mit seiner Kritik loslegt, weisen ihn die eingeweihten Zuhörer darauf hin, dieses Randthema doch bitte in der Pause zu erörtern. Es gibt kaum einen Kritiker, der sich jetzt noch traut, Sie mit weiteren Bemerkungen in die Enge zu treiben.

Burn, Baby, burn!
Wer andere überzeugen will, dem wird gern ein Ausspruch von Aurelius Augustinus mit auf den Weg gegeben: "In dir muss brennen, was du in anderen entzünden willst."

Nichts gegen das Zitat. Doch was ist, wenn Sie von Ihrer Führungskraft dazu verdonnert werden, eine Präsentation zu halten? Brennt es in Ihnen? Oder zermatern Sie sich den Kopf, bis Ihnen eine zündende Idee einfällt, wie Sie aus der Nummer wieder herauskommen? Letzteres ist Zeitverschwendung. Denn wahrscheinlich kommen Sie sowieso nicht daran vorbei, die Präsentation zu halten.
Wenn Sie aufgefordert werden, eine Präsentation zu halten, klären Sie was von Ihnen erwartet wird. Stellen Sie keine Vermutungen über die Absichten Ihres Chefs an, sondern fragen Sie konkret nach. Denn sollten Sie die Erwartungshaltung nicht erfüllen, ist die Präsentation aus Sicht Ihrer Führungskraft ins Leere gelaufen.

Handelt es sich um eine externe Präsentation, holen Sie möglichst alle Informationen über frühere Meetings ein, damit die Präsentation nicht aus Wiederholungen besteht. Analysieren Sie die aktuellen Unterlagen: Sind Schwerpunkte erkennbar? Greifen Sie diese in Ihrer Präsentation auf, um sie hervorzuheben und im Gedächtnis Ihrer Zuhörer zu verankern.

Interne Präsentation
Präsentationen im eigenen Unternehmen – nichts leichter als das? Nicht unbedingt. Sicher geglaubte Beförderungstermien sind nach einer Präsentation schon auf unbestimmte Zeit verschoben worden. Deshalb machen Sie sich am besten auch vor einer internen Präsentation Gedanken über die Erwartungshaltung der Mitarbeiter und Kollegen und holen Auskünfte über aktuelle Entwicklungen und Tendenzen ein. Die Kollegen, vor denen Sie präsentieren, sehen Sie jeden Tag. Schon so mancher hat nach einer Präsentation gegen ein Negativ-Image ankämpfen müssen, weil er wegen mangelnder Informationen in einen Fettnapf getreten ist oder sich unnötigerweise als wenig kompetent geoutet hat.

Bei Präsentationen im eigenen Unternehmen spielen natürlich auch Ihre individuellen Ziele eine gewichtige Rolle. Wer präsentiert, ist präsent, wird wahrgenommen, steht im Mittelpunkt. Wenn Sie präsentieren, hört man Ihnen im besten Fall nicht nur zu, sondern man hört auch auf Sie. Nutzen Sie das. Denn in vielen Situationen – ob in Meetings oder bei informellen Treffen – haben Sie häufig nur wenige Sekunden, um Ihr Anliegen vorzutragen oder eine Argumentationskette aufzubauen.

Füllwörter
Füllwörter gehören zu unseren blinden Flecken. Oft ist es einem gar nicht bewusst, dass man Wörter und Redewendungen wie letztendlich, im Prinzip oder ich will mal sagen gern in möglichst jeden Satz einbaut. In Präsentationen führen Zuhörer häufig Strichlisten darüber, wie oft der Redner solche Wörter verwendet. Der Inhalt ist dann nur noch Nebensache.

Je unvorbereiteter man in eine Rede geht oder zu einer These Stellung bezieht, desto größer ist die Gefahr, die Sätze mit Füllwörtern anzureichern. Eine andere Gefahrenquelle für den eifrigen Gebrauch überflüssiger Wörter ist die Fragerunde nach einer Präsentation. Da man bei den Antworten manchmal improvisieren muss, passiert es schnell, dass man mit zu vielen Füllseln die Antwort verwässert. Häufig geht in solchen Situationen der Blick nach oben in der Hoffnung, dort die nötigen Formulierungen "pflücken" zu können. Behalten Sie auch bei unvorbereiteten Reden und Stellungnahmen die Zuhörer im Blick. Je besser Ihr Blickkontakt ist, desto eher kommen Sie von Füllwörtern los.

Mut zu Purismus
PowerPoint ist schier unerschöpflich: Eine Fülle an bunten Designs, schwindelerregende Animationseffekte, rotierende Übergänge… Oft sagt der Einsatz all dieser Elemente nichts anderes als "He, seht mal, wie gut ich das Programm beherrsche!" Doch will man das als Teilnehmer einer Präsentation wirklich wissen? Möchte man nicht vielmehr erfahren, welchen Nutzen das vorgestellte Projekt oder die präsentierte Idee für einen hat? Die besten Präsentatoren gehen deshalb den geraden Weg und verzichten auf Schnörkeleien und technisches Brimborium. Sie entscheiden sich für einen einfachen, hellen Hintergrund, der höchstmögliche Kontraste bietet, und klare Überschrifts- und Textbereiche. Und sie verzichten auf spektakuläre Animationseffekte. Statt dessen setzen sie weniger aufwändige Effekte gezielt zur Unterstützung des Wesentlichen ein.

Gestalten Sie die Folien Ihrer Präsentation so einfach und übersichtlich wie möglich. Das Publikum wird es Ihnen danken!

Checkliste für die Vorbereitung Ihrer Präsentation

• Definieren Sie die Ziele Ihrer Präsentation: Was wollen Sie erreichen? Was soll das Publikum anschließend tun?
• Versetzen Sie sich in Ihre Zuhörergruppe: Mit welcher Erwartungshaltung geht sie in die Präsentation?
• Welche Interessen müssen berücksichtigt werden? Welche Einwände könnten im Anschluss an die Präsentation erhoben werden?
• Wie sind die Rahmenbedingungen? Steht ein Vorführgerät zur Verfügung? Was müssen Sie eventuell selbst mitbringen?
• Ist die Struktur Ihrer Präsentation verständlich?
• Ist die Gliederung durchdacht? Gibt es eventuell zu viele Einzelpunkte?
  
• Wird deutlich, was Sie von Ihren Zuhörern erwarten?
  
• Ist die Einleitung publikumswirksam?
• Können die Zuhörer die neuen Informationen mit Bekanntem in Zusammenhang bringen, sodass sich ihnen der Inhalt der Präsentation besser einprägt?
• Beinhaltet der Schluss eine Zusammenfassung aller wichtigen Aspekte?
  
• Unterstützen die Materialien das Ziel, das Sie verfolgen? Sind sie abgestimmt auf die Aufnahmekapazität und Interessen der Zuhörer?
• Sind alle Folien auf dem neuesten Stand?
• Sind die Texte gut lesbar, die Grafiken auch von weitem erkennbar?
  
  

Mit Blicken Brücken bauen
Der Blickkontakt ist die Brücke zu Ihren Zuhören. Es gibt Redner, die während der einleitenden Worte des Organisators auf den Boden, aus dem Fenster oder über die Köpfe der Zuschauer hinweg einen fixen Punkt anstarren. Ein nach unten gesenkter Blick kann schnell einen verhuschten, eingeschüchterten Eindruck hinterlassen, der Blick über alle hinweg einen arroganten, desinteressierten.

Solange Sie Blickkontakt zu Ihren Zuhörern halten, solange halten Sie auch eine direkte Verbindung zu ihnen. Wenn Ihr Blick abschweift, wandern die Blicke Ihrer Zuhörer mit. Vielleicht kennen Sie das Phänomen, wenn jemand in die Luft guckt und alle anderen impulsiv ihren Blick ebenfalls nach oben richten. Während eines Vortrags kann das Mitgleiten der Blicke allerdings zur Folge haben, dass die Zuhörer noch anderes Interessantes entdecken und sich vom Vortragenden abwenden. Damit ist die Verbindung zum Publikum unterbrochen und die Aufmerksamkeit lässt nach.
Jeder Augenkontakt ist Kommunikation und Verständigung. Ob wir jemanden als glaubwürdig, überzeugend und integer empfinden, hängt eng mit dem Blickkontakt dieser Person zusammen
.
Vermeidet jemand Sie anzusehen, werden Sie misstrauisch und gehen auf Distanz. Das ist auch der Grund dafür, warum Zuhörer in den hinteren Reihen häufig die unaufmerksamsten und scheinbar desinteressierten sind. Sie werden zu wenig angesehen und in den Vortrag mit einbezogen. Werfen Sie deshalb ruhig auch mal einen Blick in die Tiefe des Raums und signalisieren Sie den Zuhörern, dass der Vortrag auch für sie gilt.

Einstieg in die Diskussion nach Ihrer Präsentation
Mit den letzten Worten Ihrer Präsentation ist die Veranstaltung meistens noch nicht zu Ende. Denn jetzt kommt die Zeit der Fragen und Diskussionen. Wenn die Zuhörer einander nicht gut kennen oder das Hierarchie-Gefälle groß ist, traut sich oft niemand, die erste Frage zu stellen. Doch nicht immer ist es Schüchternheit, die mögliche Fragen erfolgreich verdrängt. Viel häufiger ist es die Befürchtung, sich mit einer Frage zu blamieren, weil man meint damit zuzugeben, nicht alles verstanden zu haben. Sorgen Sie hier für Lockerheit und eröffnen Sie die Fragerunde mit einer Brücke:

»Bei diesem Thema werde ich oft gefragt … «

Natürlich ist es völlig unerheblich, ob es wirklich eine Frage gibt, die immer wiederkehrt. Hier kommt es darauf an, dem Publikum das Gefühl zu geben, dass es durchaus Fragen gibt. Überlegen Sie mit Hilfe Ihrer Zuhörer-Analyse auch, was das Publikum fragen könnte, sich jedoch nicht zu fragen traut.

Lampenfieber: Alle starren mich an!
Unter Lampenfieber und Nervosität leidet jeder von uns mehr oder weniger stark.Für viele ist es der reinste Alptraum, vor Publikum zu stehen und die vielen Augenpaare zu spüren, die auf einen gerichtet sind. Niemand kann ganz und gar gegen sein Lampenfieber ankämpfen. Deshalb sollte man lernen, damit umzugehen und sich Strategien überlegen, wie sich die Ängste minimieren lassen.

Ein wirksames Mittel gegen Lampenfieber ist eine gute Vorbereitung. Je besser Sie Ihr Thema kennen und je kompetenter Sie sich fühlen, desto sicherer fühlen Sie sich. Dennoch klopft das Herz und die Knie zittern? Verbannen Sie alle pessimistischen Gedanken und bauen Sie bejahende, ermutigende Bilder auf. Schließlich wissen Sie mehr als Ihr Publikum und Ihre Zuhörer sind gespannt auf dieses Wissen. Zugegeben, nicht immer sind die Zuhörer erpicht darauf, an einer Präsentation teilzunehmen. Dennoch kommt niemand als Voyeur, der sich daran ergötzt, wie Sie gegen Ihre Nervosität ankämpfen.

Im Übrigen bemerkt das Publikum das Lampenfieber des Vortragenden häufig gar nicht. Die Wahrnehmungen über Aufregung und innere Unruhe gehen zwischen Publikum und Vortragenden weit auseinander. Vielleicht haben Sie selbst schon mal das Feedback erhalten, sehr ruhig gewirkt zu haben, obwohl Sie glaubten, der ganze Saal höre Ihr Herz pochen.

Was erwarten Ihre Zuhörer eigentlich von der Begrüßung?
Der Blickkontakt ist die Brücke zu Ihren Zuhörern. Schauen Sie deshalb bei der Begrüßung freundlich in die Runde. Die Zuhörer möchten Ihren Namen wissen und eventuell noch, was Sie befähigt, die Präsentation zu halten. Auf weitere Deatils aus Ihrem Leben sollten Sie verzichten. Nennen Sie Ihren Vor- und Zunamen. Wenn das Publikum Sie nicht kennt, schreiben Sie Ihren Namen deutlich und für alle sichtbar auf den Flipchart oder Sie stellen ein Namensschild vor sich. Verzichten Sie auf die Nennung von akademischen Titeln und den mittlerweile überstrapazierten Scherz, sich in James Bond Manier vorzustellen: Brede. Gabi Brede.

Sie haben das Gefühl, gegen eine Mauer der Ablehnung zu sprechen.
Ihre Zuhörer kommen zu spät, sitzen mit demonstrativ "Was-geht-mich-das-an" Körperhaltung auf ihren Stühlen, tuscheln mit ihren Nachbarn und würdigen Sie keines Blickes? Dieses Verhalten muss nicht unbedingt etwas mit Ihnen oder Ihrem Vortragsstil zu tun haben. Es ist ebenso möglich, dass aufgrund von Unternehmensentscheidungen die aktuelle Stimmung der Zuhörer weit unter Null ist. In diesem Fall kann es sogar sein, dass Sie für etwas angegriffen werden, das Sie gar nicht zu vertreten oder zu verantworten haben. Man nimmt Sie weniger in Ihrer Rolle als Präsentator wahr als vielmehr als Blitzableiter für aufgestaute Emotionen.

Wie immer beim Präsentieren so gilt auch in dieser wahrlich nicht erstrebenswerten Situation die Maxime, das Publikum ernst zu nehmen. Flehen Sie deshalb nicht um Aufmerksamkeit mit Bemerkungen wie "Nun hören Sie mir doch bitte zu." oder "Wenn Sie mir nicht zuhören, werden Ihnen die Einsatzmöglichkeiten dieses neuen Produkts entgehen." Wenden Sie sich statt dessen von Ihrem Manuskript ab und dem Publikum zu: "Ich habe den Eindruck, dass Ihnen im Moment ein anderes Thema auf der Seele liegt."

Wahrscheinlich werden Sie die Probleme nicht lösen können. Für das Publikum kann es jedoch sinnvoll sein, sich selbst erst einmal Gehör zu verschaffen, bevor man Ihren Ausführungen lauscht.

Jemand fragt Sie nach etwas, was Sie bereits in Ihrer Präsentation ausführlich erläutert haben.
Entweder hat dieser Zuhörer während Ihrer Präsentation ein Nickerchen gehalten oder er hat Ihre Ausführungen nicht verstanden. In diesem Fall geht es den anderen Teilnehmern vielleicht ähnlich. Die dritte Möglichkeit ist, dass der Teilnehmer abgeschaltet hat, eben weil die Inhalte zu umständlich vorgebracht wurden.

Sagen Sie nicht: "Das habe ich bereits in meiner Präsentation dargelegt." Denn Tatsache ist, dass ein Gliederungspunkt für ein oder sogar mehrere Teilnehmer unklar geblieben ist. Und die Verantwortung, dass Ihr Publikum Sie versteht, liegt bei Ihnen als Präsentator. Versuchen Sie deshalb, den fraglichen Punkt noch einmal und in anderer Weise, zum Beispiel mit einem Bild, zu erläutern.

Skeptische Blicke
Ein Zuhörer fixiert Sie während der Präsentation mit skeptischen bis feindseligen Blicken. Wie reagieren Sie?

1. Ich ignoriere ihn weitestgehend und schaue lieber die an, die eine freudliche Miene zeigen.

2. Seine Blicke verunsichern mich und bringen mich aus dem Takt. Ich frage ihn, ob er Zweifel an meinen Ausführungen hat.

3. Ich schaue ihn ebenso feindselig an.

Zu 1: Richtig, ignorieren Sie den Miesepeter und wenden Sie sich den Teilnehmern zu, die Ihnen freundlich entgegentreten.

Zu 2: Da Sie nicht wissen, ob die skeptischen Blicke ein typisches Markenzeichen des Teilnehmers sind oder ob er tatsächlich Zweifel an Ihren Ausführungen hegt, fragen Sie ihn in einer Pause freundlich, wie er zum Thema steht: "Ich habe den Eindruck, dass das Thema nicht Ihr Interesse findet." Meistens löst sich in einem Gespräch unter vier Augen das Spannungsverhältnis und die Blicke des Teilnehmers werden wohlwollender.

Zu 3: Das kostet Sie nur Energie und Konzentration und geht zu Lasten Ihres Auftritts. Weichen Sie seinen Blicken weitestgehend aus, denn sonst schauen Sie ebenso grimmig in die Runde und verlieren Sympathiepunkte.

Tippfehler auf einer Folie
Ein Zuhörer entdeckt einen Tippfehler auf einer Folie?
Wie reagieren Sie?

1. "Ah, sehr gut erkannt! Ich habe den Fehler eingebaut, um zu testen, ob Sie meine Folien lesen."

2. "Ooops. Vielen Dank für den Hinweis."

3. "Oh, Entschuldigung. Es war schon spät gestern abend."

Zu 1: Diese oberlehrerhafte Antwort veranlasst die Zuhörer, sich auf die Suche nach weiteren Fehlern zu machen.

Zu 2: Sehr gute Antwort. Sie bedanken sich beim Entdecker und fahren mit Ihrer Präsentation fort.

Zu 3: Vorsicht: Wenn es so spät gestern war, sind vielleicht auch andere Dinge nicht korrekt?

Das Mobiltelefon klingelt
Das Mobiltelefon eines Zuhörers klingelt während Ihrer Präsentation. Wie reagieren Sie?

1. Ich rede unbeirrt weiter.

2. Ich verdrehe die Augen und schaue missmutig in die Runde.

3. Ich unterbreche meine Präsentation und schaue den Angerufenen an.

Zu 1: Da die Aufmerksamkeit auch der anderen Zuhörer gestört ist, sollten Sie mit Ihren Ausführungen innehalten den Angerufenen auffordern, hinauszugehen und alle anderen bitten, ihre Handys auszuschalten.

Zu 2: Das bringt Ihnen keine Sympathien.

Zu 3: Schauen Sie den Angerufenen an, damit er den Raum verlässt oder das Gespräch erst gar nicht annimmt. Bitten Sie die Zuhörer im Interesse aller, ihre Mobiltelefone auszuschalten.